Politika kvalitete
P O L I T I K A K V A L I T E T E 2025
PAP-PROMET d.o.o. je tvrtka koja se bavi trgovinom građevinskog materijala, proizvodnjom 3d gips panela te proizvodnjom čeličnih profila za suhu gradnju, a kojoj je cilj:
- Uspostaviti sistem upravljanja kvalitetom
- Uspostaviti i održavati sustav zakonskih regulativa, koji će osigurati realizaciju proizvoda i usluga
- Isporučivati na vrijeme proizvode i usluge
- Uspostaviti obostrano korisne odnose sa svojim dobavljačima u dugoročnoj suradnji koristeći samo ispitane materijale s odgovarajućom ispravom o sukladnosti
- Osigurati sredstva za stalnu izobrazbu svojih zaposlenika
- Raditi na stalnom poboljšanju svojih radnih procesa i osigurati sredstva za ulaganje u unaprjeđenje procesa kroz proizvodnu i mjernu opremu
- Pratiti zadovoljstvo svojih kupaca kroz direktnu komunikaciju i analizu reklamacija i primjedbi, a u svrhu stalnog poboljšanja
- Stalno nadzirati funkcioniranje sustava kvalitete, te najmanje jednom u dvije godine provjeriti i ocijeniti prikladnost ove politike od strane Uprave
Uprava tvrtke ovom se Politikom kvalitete obvezuje da će osigurati sredstva za funkcioniranje i razvoj sustava kvalitete te motivirati sve zaposlene u opredijeljenosti za kvalitetu.
Odnosno, temelj kvalitete i uspješnosti poslovanja PAP-PROMETA postiže se:
- usmjerenošću na potrebe kao i
- zadovoljstvo kupca izvršenim poslom,
- poštivanjem rokova i kvalitete proizvoda uz brigu o okolišu i to stručnim i ambicioznim kadrom, upravljanjem troškovima te optimalnim planiranjem.
Kako bi to postigli, održavali i kontinuirano poboljšavali:
- zapošljavat će se stručno i perspektivno osoblje koje će imati mogućnosti i obveze razvijati se i usavršavati
- pratit će se i stalno unapređivati razina poslovanja PAP-PROMETA d.o.o.
- njegovat će se i razvijati partnerski odnosi s kupcima i dobavljačima
- kontinuirano smanjivati negativan utjecaj na okoliš
- pratit će se svjetski trendovi te isti primjenjivati u našem radu
- primjenjivati i poboljšavati djelotvornost sustava upravljanja u skladu s načelima koje postavlja međunarodna norma ISO 9001:2015
Provođenje audita postavili smo kao stalni proces.
Auditor i voditelji odjela predlagali su i poduzimali preventivne radnje kako bi spriječili pojave nesukladnosti što su uskladili u Procedurama rada
01.2025.
POLITIKA KVALITETE – TRGOVINA I PROIZVODNJA
Po novoj normi se mnogo više uzima u obzir utjecaj kako vanjskih tako i unutarnjih čimbenika.
4.1.a Vanjski čimbenici su:
- Odabir pravog dobavljača
- pravne regule, zakonski zahtjevi nad procesima prodaje
- tehnološki u smislu informatizacije, obnove logističkih sredstava(viličara i prijevoznih teretnih sredstava)
- osiguranje našeg asortimana, opreme i obrtnih sredstava
- pojave novih konkurentskih trgovina u blizini središnje ali i ostalih poslovnica
- naše mjesto u smislu kretanja prodajnih cijena našeg proizvodnog asortimana
- povezivanja s okolnim stanovništvom organizacijama Dana otvorenih vrata
- uključivanjem u procese natječaja za dobivanje bespovratnihih i povratnih sredstava
- približavanjem naših proizvoda ostalim zemljama lanica Unije putem izložbenih projekata
- održanje okoliša
- klimatske promjene
4.1.b Unutarnji čimbenici su:
- uprava
- obrtni kapital
- djelatnici, njihova edukacija, plaće djelatnika koje su jedan od glavnih pokazatelja uspješnosti
- ostvareni promet odnosno profit organizacije kad se odbiju svi troškovi procesa sustava
- reklamacije kupaca
- procesi unutar organizacije
4.2 Zainteresirane strane bitne za rad našeg kolektiva su:
- vlasnik
- kupci
- djelatnici
- dobavljači
- osiguravatelji
- banke
- općina/lokalna zajednica
- marketing
- država/zakonske regule
Procjena usklađenosti sa zainteresiranim stranama je subjektivna. Da bi se kupca zadovoljilo proizvod mora biti dostupan, kvalitetan, odlične cijene, sa svim uputama i po mogućnosti dostavljen i isporučen na adresu kupca, što nije uvijek lako zadovoljiti.
Djelatnici žele dobre plaće i normalno radno vrijeme rada što je danas gotovo nemoguće postići zbog brzog ritma života svih sudionika procesa.
Dobavljači žele avansno ili bar plaćanje na vrijeme, za što manje kvalitetan proizvod postići što veću cijenu, a sirovine da budu super povoljne zbog ostvarivanja zarade.
Osiguravatelji žele tvrtke sa što manjim postotkom rizika, a što većim premijama.
Banke žele što više transakcija sa što više naplaćenih kamata i korištenim sredstvima iz kredita gdje su najbolje kamate odnosno zarada.
Općina želi što veći promet kako bi pobrala što veći PDV, odnosno naplaćuje enormno velike komunalne naknade za svoje interese
Marketing je stranka koja želi što više plaćenih reklama, a ne jamči gotovo ništa.
Usklađenost sa zakonom je u stvari najbitnija jer se time štiti i dobavljač, a i mi kao distributer i kupac kao posljednja karika u kupoprodajnom lancu.
Budući su kazne velike, rizik ogroman, naš sustav upravljanja provjerava dobavljača, kvalitetu robe, usklađenost njihovih proizvoda sa zakonskim regulativama i tek je tada moguće naručiti željenu robu.
4.3 ODREĐIVANJE PODRUČJA PRIMJENE SUK
Područje primjene je trgovina građevinskim materijalima i svi procesi koji proizlaze iz toga, te proizvodnja profila za suhu gradnju.
- Nabava
- Proizvodnja profila za suhu gradnju
- Prodaja (vele- i maloprodaja)
- Skladište
- Logistika
- Računovodstvo
U odnosu na:
- Kupca
- Dobavljače
- Zakonsku regulativu
- Razvoj tehnologije
- Osiguranje imovine
- Konkurenciju
- Klimatske promjene
- Politička previranja
- Djelovanje u bližoj i široj okolici
- Banke
- Medije
- Kvalitetu proizvoda u odnosu na cijenu
Vrste proizvoda su:
- Građevinski proizvodi (suha gradnja, hidro-, termoizolacija, fasade, proizvodi za održavanje bazenske vode, alati)
- Vlastiti proizvodi (čelični profili za suhu gradnju)
- Komisijska roba (hidro-izolacijski proizvodi)
Vrste usluga
- Usluga prijevoza
- Usluga istovara kranom
4.4 SUK I NJEGOVI PROCESI
- Nabava robe po povoljnoj cijeni, zakonski određene kvalitete, proizvodnja profila za suhu gradnju te prodaja iste po cijeni koja pokriva osnovne troškove ali donosi i zaradu određenu PLANOM PRODAJE –POSLOVNIM PLANOM i prodaja iste uz što veći koeficijent obrtaja
- Redoslijed i međudjelovanje procesa NABAVE, PROIZVODNJE I PRODAJE
- Planiranje prometa robe/sirovine, profita, usavršavanja
organizacije i određuju
način postizanja istih
- Ulaz robe i sirovine – provjerava se kvaliteta robe i sirovina,
odnosno nabava robe/sirovine samo od pouzdanih dobavljača
- Zaprimanje robe/sirovine na skladište i u proizvodni pogon te
davanje
- potrebnih informacija komercijalnom odjelu, logistici na temelju
verifikacije skladištara koji svojim potpisom potvrđuje ispravnost
i točnu količinu zaprimljene robe u odnosu na dostavnicu
- Provjeravaju se i prate zakonski zahtjevi na predmetnu vrstu
robe/sirovine i Upravi predočavaju informacije
- Prate se zakonski zahtjevi prodaje i proizvodnje robe i vode
računa o pravima kupaca/korisnika
- Mjeri se zadovoljstvo kupaca/korisnika
- Ocjenjuje se dobavljača
- Ocjenjuje se izvršitelja transporta robe/sirovine
- Prilikom dobave robe/sirovine, uprava osigurava kapital potreban
za nabavku te iste robe/sirovine
- Dijeli odgovornost za izvršenje pojedinih procesa u organizaciji
- Provjerava se odnosno pronalazi slabe tičke pojedinih procesa i
pronalazi rješenje za preventivu istih
- Ocjenjuju se procesi unutar organizacije odnosno osobe
odgovorne za njihovo izvršavanje
- Kontinuirano sluša reakcije kupaca/korisnika kako bi se
poboljšali procesi u organizaciji i ispunjavanje isporuke
sukladnog proizvoda/usluge
- Prate klimatske promjene zbog problema u skladištenju robe kao
i nabavci same robe zbog povećanih cijena logistike, kao i
logističkih prepreka (povećana potreba za zatvorenim dijelom
skladišta)
- Prate politička previranja zbog utjecaja na povećanje cijena
energenata koji također utječu na našu prodajnu cijenu, ali i
nabavnu, pa i kupovnu moć kupca
- Prate se pokazatelji uspješnosti putem mjesečnih izvještaja Odjela nabave i Odjela prodaje u odnosu na PLAN PRODAJE
- ODJEL NABAVE PREDAJE ZAHTJEVE ZA RESURSE ODJELU
Uprave koja to odobrava ili ne odobrava i osigura sredstva ovisno o
odluci Uprave
- Odgovornost za provedbu snose odjeli nabave i prodaje
- Zatražiti od odjela nabave i prodaje popis eventualnih rizika s kojima se
sreću prilikom obavljanja svojih dnevnih zadataka kakko bi se pronašlo
rješenje za iste ili barem smanjio postotak rizika
- Uprava procjenjuje da li se isplati određeni rizik za predviđenu dobit
- Logistika i procesi unutar nje su podijeljeni između glavnog skladištara i voditelja veleprodaje, kao i voditelja poslovnica (vlastita kombi vozila, cestovni tegljači, kamion s kranom) – traže se rješenja za dovoljno osoblja koje može odraditi tu uslugu (strani radnik)
- Na sve odjele utječu klimatske promjene, te ih je potrebno pratiti u smislu pripreme za više zatvorenog skladišnog prostora, osiguranje pošiljaka kao i zaliha robe, a za to su potrebni povratni podaci iz skladišta, odjela nabave, odjela prodaje pa se na održavanim online sastancima takve teme i obrađuju osim naravno onih vezanim uz komercijalu
- Organizacija je pojednostavnila postupak prodaje robe na način da se rabatna politika pravilno i u skladu s očekivanjima kretanja na tržištu, dodala svakom kupcu, te s web shop prodajom koja je sada mnogo više prisutna, sam postupak prodaje se poluautomatizirao, čime se rasteretio odjel maloprodaje, ali i veleprodaje, a sve se onda poludirektno rješava s logističkim odjelom
- Utvrđeni su redoslijedi tih procesa – PROCEDURA WEB SHOP
- Organizacija prati na mjesečnoj bazi uspješnos web shopa preko izvještaja iz veleprodaje, odjela nabave kao i maloprodaje i naposljetku računovodstva
- WEB shop je bio aktiviran iz čiste potrebe za vrijeme korone, a kasnije je prepoznat kao izuzetna potreba za povećanje maloprodaje
- Slijed procesa dogovoren je između dobavljača software-a kao i voditelja proizvodnje/ komercijaliste/nabave kako bi se povezali svi parametri bitni za kalkulaciju cijena u web shopu, kao i jednostavnost pri kupnji na toj platformi (MONRI PAYMENTS)
- Rizika koji bi nastali iz neplaćanja robe na takav način nema, jer to obavlja platforma koja je dugo pristuna na takvom tržištu, no svejedno se i to provjerava na mjesečnoj bazi u odjelu računovodstva
- Rizika koji bi nastali iz sistuacije da robe nema, mislimo da nema, jer smo u web shopu odmah uspjeli prikazati dostupnost proizvoda po našim poslovnicama pa kupac istovremeno ima informaciju ima li te robe, odnosno ako ima, u kojoj poslovnici je skladištena, a sve kako bi izbjegli nezadovoljstvo kupca, koji sam želi preuzeti robu u nekoj od naših poslovnica
- Prema planu maloprodaje, jer web shop spada u tu kategoriju, se vrši vrednovanje uspješnosti
- Dodatno se prilikom isporuke web kupcu, roba snima te je i to osiguranje da neće doći do oštećenja iste odnosno do reklamacije kupca zbog oštećanja robe
- Sve pretponude su zaključane u sustavu jer su nastale auitomatskom obradom i kao takve su način dokumentiranja istih
- Sve mogućnosti poboljšanja procesa u organizacije se planiraju na način da uprava prvo ocijeni da li je promjena svrsishodna te kako se može odraziti na naše odredi tko će se sve baviti tematikom/projektom te u kom roku je dužan izvršiti zadatak
- Uprava će osigurati i potrebne resurse za provedbu projekta
5.1 UKLJUČENOST UPRAVE
Uprava je obzirom na vlasničku strukturu poduzeća potpuno uključena u sustav upravljanja.
- Daje godišnji plan u skladu sa stanjem na tržištu i ostvarenim rezultatima u prethodnoj godini
- Provjerava mjesečne izvještaje svih voditelja i temelji isplatu osobnog dohotka ovisno o rezultatima
- Kontinuirano provjerava stanja poslovnice : urednost, uslužnost, uloženi trud
- Sluša prijedloge svojih voditelja kako bi zadovoljstvo djelatnika utjecalo na povećanje rezultata i povećane zarade za sustav
- Osigurava obrtni kapital za neometano odvijanje svih procesa nabave
- Otklanja uočene probleme bilo s dobavljačima ili kupcima ili djelatnicima i rješava ih u najkraćem mogućem roku
- Motivira kako voditelje odjela tako i djelatnike u predmetnim odjelima što se prepoznaje putem uspješnosti odjela
- Provodi odnosno organizira edukacije djelatnika kako bi sa što većim znanjem pružili što bolju uslugu kupcu
- Utvrđuje isplativost ukupne usluge odnosno procjenjuje na temelju iskustava s tržišta kao i vlastitih iskustava što sve kompletna usluga prema kupcu mora sadržavati da bi na našem tržištu poslovali uspješno a da se pri tom ne optereti naš sustav
- Utvrđuje rizike kao što su:
- Rizici od požara, krađe, poplave, oluja i s tim u svezi dogovara policu osiguranja
- u odjelu nabave, nabava neprovjerene robe ili necertificirane robe, ili nekvalitetne ili robe s prevelikim transportnim troškom ili previsoke cijene što može rezultirati gubitkom kupaca
- naplata potraživanja
- odabir prijevoznika
- odabir dobrog kadra kao i edukacija istog
5.2 STRATEGIJA/ POLITIKA KVALITETE PAP-PROMETA za ostvarivanje gore navedenih planova
Uprava je uspostavila politiku kvalitete, primjenjuje ju i održava na način da
- je potpisala ugovor s bankom i osiguravajućom kućom
- kontinuirano provjeravanje cijena u okolini naših poslovnica i prilagođavanje tržištu
- ide na izložbene sajmove i daje jake marketinške akcije
- pruža kvalitetne usluge :
- kontinuirano praćenje kvalitete kupljene robe kao i kvalitetne isporuke
robe bez oštećenja i krivo isporučenih količina
- kupnjom novo-izumljene licence IMC našeg dobavljača software-a
- digitalizacijom sustava
- u skladu s GDPR Uredbom, vodit će se računa o davanju podataka kao što se vodilo i dosada s iznimkom na primljene molbe za posao koje će se brisati čim postanu neprihvatljive
- pregled printera i zamjena onih s malim kapacitetom te upošljavanjem dodatnih skladištara što je u ovoj situaciji velikih iseljavanja iz RH jako težak zadatak, vjerojatno i skoro najveći
- je postavila pravila za odvajanje ambalaže kao i dosada ali s naglaskom na smanjenje
trošenja papira što se po novom Zakonu o fiskalizaciji 2.0 sada može i drastično
smanjiti
- će pregledom anonimnih anketa pokušati dobiti sliku stanja efikasnosti rada svakog
pojedinog odjela odnosno poslovnice kako bi se procijenio potreban broj djelatnika u
omjeru s mogućom ostvarenom zaradom da ne bi došlo do nerentabilnosti
- će na temelju klimatskih promjena, ako je potrebno osigurati dodatne resurse za
povećanje police osiguranja, te ako je moguće, osigurati više zatvorenog skladišnog
prostora
- neprekidno tražiti načine poboljšanja procesa i sa svoje strane i od zaposlenika koji će poboljšati rad cijele organizacije
5.3 ULOGE, ODGOVORNOST I OVLASTI
Uprava je donijela dokument SISTEMATIZACIJA POSLOVA koji sadrži opseg poslova svakog ranog mjesta koji djelatnik dobije na samom početku rada.
U tom dokumentu je navedeno po svim radnim mjestima koje radno mjesto ima koju zamjenu, tko je odgovoran i za što. Uprava je jedina kojoj je dozvoljeno donositi glavne odluke koje se tiču upravljanja sustavom, a voditelji su odgovorni po svojim odjelima i koordiniraju sa svojim suradnicima, te da su upoznati sa sustavom upravljanja putem propisanih procedura rada.
Na početku svakog zapošljavanja, novom djelatniku se objasni tko mu je nadređeni a tko podređeni, odnosno koji su mu zadaci i odgovornosti.
Uprava prati uspješnost procesa preko mjesečnih, a po potrebi tjednih izvještaja, te provjerava usklađenost svih procesa s potrebama organizacije te da su isti u skladu s normom.
Uprava traži izvještavanje o mogućem poboljšanju asortimana proizvoda, te u slučaju nesukladnosti, traži da se iste ispravi, odnosno spriječi i smanji mogućnost pojave istih
6.2 P O L I T I K A K V A L I T E T E
PAP-PROMET d.o.o. je tvrtka koja se bavi trgovinom građevinskog materijala, proizvodnjom 3d gips panela te proizvodnjom čeličnih profila za suhu gradnju, a kojoj je cilj:
- Uspostaviti sistem upravljanja kvalitetom
- Uspostaviti i održavati sustav zakonskih regulativa, koji će osigurati realizaciju proizvoda i usluga
- Isporučivati na vrijeme proizvode i usluge
- Uspostaviti obostrano korisne odnose sa svojim dobavljačima u dugoročnoj suradnji koristeći samo ispitane materijale s odgovarajućom ispravom o sukladnosti
- Osigurati sredstva za stalnu izobrazbu svojih zaposlenika
- Raditi na stalnom poboljšanju svojih radnih procesa i osigurati sredstva za ulaganje u unaprjeđenje procesa kroz proizvodnu i mjernu opremu
- Pratiti zadovoljstvo svojih kupaca kroz direktnu komunikaciju i analizu reklamacija i primjedbi, a u svrhu stalnog poboljšanja
- Stalno nadzirati funkcioniranje sustava kvalitete, te najmanje jednom u dvije godine provjeriti i ocijeniti prikladnost ove politike od strane Uprave
Uprava tvrtke ovom se Politikom kvalitete obvezuje da će osigurati sredstva za funkcioniranje i razvoj sustava kvalitete te motivirati sve zaposlene u opredijeljenosti za kvalitetu.
Odnosno, temelj kvalitete i uspješnosti poslovanja PAP-PROMETA postiže se:
- usmjerenošću na potrebe kao i
- zadovoljstvo kupca izvršenim poslom,
- poštivanjem rokova i kvalitete proizvoda uz brigu o okolišu i to stručnim i ambicioznim kadrom, upravljanjem troškovima te optimalnim planiranjem.
Kako bi to postigli, održavali i kontinuirano poboljšavali:
- zapošljavat će se stručno i perspektivno osoblje koje će imati mogućnosti i obveze razvijati se i usavršavati
- pratit će se i stalno unapređivati razina poslovanja PAP-PROMETA
- njegovat će se i razvijati partnerski odnosi s kupcima i dobavljačima
- kontinuirano smanjivati negativan utjecaj na okoliš
- pratit će se svjetski trendovi te isti primjenjivati u našem radu
- primjenjivati i poboljšavati djelotvornost sustava upravljanja u skladu s načelima koje postavlja međunarodna norma ISO 9001:2015
Provođenje audita postavili smo kao stalni proces.
Auditor i voditelji odjela predlagali su i poduzimali preventivne radnje kako bi spriječili pojave nesukladnosti što su uskladili u Procedurama rada (data D; dokumenti; Procedure; Procedure 2017.;
6.3 PLANOVI PAP-PROMETA su :
- osiguranje obrtnog kapitala putem fondova te robe i opreme
- povećanje udjela na hrvatskom tržištu, preciznije – maloprodaje
- proširenje na nova tržišta, bilo putem ogranka ili izvoza
- pružanje kvalitetne usluge
- dobava robe samo od provjerenih dobavljača sa certificiranom robom
- poboljšanje informatizacije IMC software,
- jačih računala,
- većeg osiguranja podataka,
- brže usluge u smislu izdavanja dokumentacije ali i izdavanja robe – više skladištara
- razvijanje u skladu s najnovijim tehnologijama zadovoljavajući ekološke kriterije
- povećanje broja djelatnika
7.1 OSIGURANJE RESURSA
Uprava je ta osigurav resurse za neometani rad samog sustava.
Isto tako, da bi to funkcioniralo, Uprava provodi mjesečne preglede ostvarenih ciljeva, naplate i Izvještaje voditelja odjela kako bi znala da li i ako da, gdje postoji problem, te kako ga riješiti bez gubitaka.
Uprava osigurava resurse potrebne za rad SUK-a
Uprava određuje što je potrebno pribaviti od kupca kako bi naplata potraživanja išla bez problema.
Uprava odlučuje što treba pribaviti za dobavljača odnosno koje uvjete dobiti od dobavljača kako bi osigurala promptno i likvidno podmirivanje svih ulaznih računa.
Uprava određuje voditelje odjela i njih zadužuje za pribavljanje odnosno organizaciju pribavljanja takvih dokumenata
Uprava brine o širenju infrastrukture, voznom parku, informatičkoj opremi te razvoju istih kako bi se svi procesi SUK-a odvijali besprijekorno i bez problema
Uprava osigurava zdravu i normalnu atmosferu za rad a bilo kakav problem među djelatnicima rješava Osoba za mobbing
Istovremeno Uprava osigurava prilagođene urede, pravilno osvjetljene, grijane odnosno hlađene kako bi rad djelatnika bio što bolji i produktivniji a njima ugodniji.
Odjel zaštite na radu brine o tome.
Uprava osigurava educiranu radnu snagu ali odlučuje i o dodatnoj edukaciji radnika, bilo unutarnjim prezentacijama ili vanjskim seminarima.
7.2 OSPOSOBLJENOST
Organizacija je dokumentom Sistematizacija poslova odredila potrebnu osposobljenost radnika koja se u probnom roku provjerava ispitima ali i povratnim informacijama bilo od nadređenih osoba tih djelatnika ili od kupaca.
Ispiti koji su rađeni se čuvaju u ISO dokumentaciji
7.3 SVJESNOST
Organizacija SUK-a obvezatno upoznaje djelatnike sa sustavom ISO 9001 i inzistira na provođenju istog
Organizacija SUK-a dostavlja PLANOVE djelatnicima kako bi znali svoje ciljeve ali i posljedice neispunjavanja istih
7.4 KOMUNIKACIJA
Uprava je propisala procedurom da se interna komunikacija provodi e-mailom:
- upiti o nekim proizvodima
- skretanje pažnje na neki problem
- obavijesti koje se tiču nekog projekta, radnog vremena, inventure
- slanje izvještaja i slično
- da podređeni šalju e-mail svojim nadređenima odnosno oni koji kao skladištari nemaju e-mail moraju u pisanom obliku podnijeti svoj problem kako bi se zabilježila eventualna nesukladnost i znala kako riješiti, a ako se ne riješi tada se šalje slijedećoj nadređenoj osobi
- kada za to postoji potreba
Uprava je propisala da se eksterna komunikacija provodi kao što slijedi:
- mailovi vezani za računovodstvo na racunovodstvo@pappromet.com
- mailovi vezani za nabavu nabava@pappromet.com
- mailovi vezani za upite kupaca info@pappromet.com ili info-rijeka@pappromet.com ili info-koprivnica@pappromet.com ili info.split1t@pappromet.com ili info-zagreb@pappromet.com ovisno o mjestu poslovnice
7.5 UPRAVLJANJE DOKUMENTIRANOM INFORMACIJOM
Dokumenti se spremaju u registratore po odjelima zaduženim za te dokumente po redoslijedu i verificirani od strane odgovornih osoba kako bi mogli biti likvidirani odnosno proknjiženi.
Provjere se vrše 2 puta godišnje
Čuvaju se 11 godina osim dokumenata vezanih uz radni staž svih djelatnika bilo onih koji rade ili koji su već prestali raditi u svrhu dokazivanja mirovinskog staža.
Odjel nabave:
- Kalkulacije (vlastite i komisijske)
- Interne izdatnice
- Inventure
- Razduženja/zaduženja
- Cjenike
- Ugovore dobavljača
- Promjene cijena
- Povrate dobavljaču (vlastite i komisijske robe)
- Interne izdatnice
- Prijenosnice
Odjel prodaje:
- Predponude
- Ponude
- Narudžbe
- Ugovore kupaca
Odjel računovodstva:
- ure
- ufd
- pdv
- inventure
- odluke
- interne akte
- poštu dobavljača i kupaca
- zadužnice (evidencija primljenih i izdanih)
- matičnu knjigu djelatnika
- gdpr
- iso dokumenti
- razduženja/zaduženja
- normative proizvodnje/radne naloge
- PK kartice i ostale dokumente djelatnika
Odjel maloprodaje
- predponude
- ponude
- narudžbe kupaca
- otpremnice
- izlazne račune
- povrate od kupaca
- prijenosnice
- interne izdatnice
Skladište:
- dostavnice od dobavljača (vlastite i komisijske robe)
- otpremnice
- povrate od kupca
- povrate dobavljaču (vlastite i komisijske robe)
- inventure
- prijenosnice
- interne izdatnice
- izlazne/ulazne reverse
Proizvodnja:
- radni nalozi
8.2 KOMUNIKACIJA S KUPCIMA
ODJEL PRODAJE :
- Pruža informacije kupcima na temelju njihovih upita bilo mailom ili usmenim putem
- Na temelju upita se kreira pred-ponuda ili ponuda te se po prihvaćanju istih radi narudžba robe ili ako je roba na stanju, poziva kupca ili na plaćanje ili ima odgodu plaćanja
- Nakon prodaje izdaje se otpremnica kao i račun, ali se nakon toga provjerava iskustvo kupca s našim SUK-om putem telefona ili maila
- Ovisno o prohtjevima kupca, naručuje se i ne-lagerska roba koju nije moguće vratiti
- Prilikom odgovaranja na upit kupca ne smiju se davati lažne informacije o proizvodnu, roku isporuke, cijene dostave, povratu ambalaže i slično
- Pratiti uvjete koji su dogovoreni
9.1 VREDNOVANJE MJERLJIVIH REZULTATA, UKLJUČUJUĆI I ZADOVOLJSTVO KUPACA
Organizacija vrednuje:
- Ostvareni promet po pojedinom prodajnom predstavniku i poslovnici u usporedbi sa zadanim prometom
- Ostvareni promet po pojedinom skladištu u usporedbi sa zadanim prometom
- Ostvareni promet po pojedinom maloprodajnom skladištu u usporedbi sa zadanim prometom
- Uloženi trud djelatnika po preporukama voditelja odjela ili poslovnica
- Potrošene resurse, odnosno troškove koji su bili potrebni da se ostvari ostvareni promet
Organizacija gore navedeno prati putem Izvještaja Voditelja prodaje i maloprodaje odnosno dobivenim Izvještajem od računovodstva (pri izradi obračuna plaće), a godišnje putem Završnog računa i Revizorskog Izvješća.
Organizacija provodi mjerenje rezultata mjesečno odnosno s krajem poslovne godine ili predajom Završnog računa, a tada to i analizira.
Zadovoljstvo kupac je jako teško dobiti putem anketnih listića koji se šalju mailom, ali stoje dostupni i trgovinama (maloprodaja).
Kupci nisu voljni ispuniti taj Upitnik čak ni kada naš djelatnik ponudi da će ga popuniti umjesto njega, samo da on kaže svoje mišljenje.
Najbolji mjerljivi pokazatelj zadovoljstva naših kupaca je kontinuirano poboljšavanje ostvarenog prometa.
- POBOLJŠAVANJE
Kako bi SUK poslovao pravilno, bitno je slijediti procedure rada, a sve u svrhu zadovoljstva kupca kao i izbjegavanja bilo kakvih nesukladnosti.
Ako i dođe do Prigovora kupca, isti je potrebno riješiti u što kraćem roku a najduže 14 dana od dana Prigovora i to pisanim putem.
10.3 TRAJNO POBOLJŠAVANJE
Uprava preko:
- Voditelja sustava upravljanja kvalitetom ispituje mišljenje svojih djelatnika i kupaca u smislu:
- prijedloga koji bi poboljšali procese sustava
- riješili eventualni problem/i u sustavu
- shvatiti koji djelatnici zaslužuju nagradu a koji ne obavljaju svoje osnovne zadatke odnosno koja roba je odlična u smislu kvalitete i cijene, ili ima problem s kvalitetom ili sa cijenom, ili transportom
- Voditelja nabave provjerava isplativost nabave nekih proizvoda, dobiva sliku o novim potencijalnim proizvodima te informacije o konkurentnim proizvodima
- Voditelja prodaje dobiva informaciju o proizvodima koji „idu“ a koji „ne idu“ te s tim u svezi a u koordinaciji s nabavom organizira Akcijske prodaje a sve u smjeru poboljšanja prodaje ali i rješavanja nekurentne robe
- Voditelja logistike dobiva informaciju o problemima s voznim parkom i transportom robe u smislu servisa kupaca, te rješava sva pitanja ovisno o ponudama i isplativosti u odnosu na zaradu
- Voditelja skladišta o problemima smještaja, dolaska, isporuke robe te novih djelatnika i njihove edukacija na skladištu
- Voditelja poslovnica dobiva informacije o konkurenciji na tom području, vrsti populacije koja prevladava u tom području te po tome prilagođava cijene u koordinaciji s voditeljem prodaje i maloprodaje
ZA PAP-PROMET D.O.O.
Voditelj sustava upravljanja Kristina Pap
Sveta Nedelja,
U Svetoj Nedelji, 02.01.2025.